In dieser Datenschutzinformation informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihrer Eigenschaft als Aktionäre und Investoren der Vonovia SE (gemeinsam auch „Aktionäre“ oder Betroffene und im Folgenden „Sie“, „Ihre“ oder „Ihnen“). Bei Aktionären in der Rechtsform einer juristischen Person verarbeiten wir ggfs. personenbezogene Daten der Vertretungsorgane oder Mitarbeiter der Gesellschaft. Diese Datenschutzinformationen gelten auch für diese Kontaktpersonen.

Transparenz und der Schutz Ihrer Daten sowie Ihrer Privatsphäre sind für uns wichtig. Selbstverständlich verarbeiten wir Ihre Daten unter Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden „DSGVO“) und des Bundesdatenschutzgesetzes (im Folgenden „BDSG“). Durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir sicher, dass in unserem Unternehmen ein angemessenes Datenschutzniveau besteht.

Informationen darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten, entnehmen Sie bitte den folgenden Ausführungen:

1. Anwendungsbereich und Verantwortlicher

1.1. Anwendungsbereich dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten betroffener Personen in Ihrer Eigenschaft als Aktionäre oder Investoren der Vonovia SE, einschließlich der Interessenten für Investitionen in Vonovia Aktien.

Sie können diese Datenschutzinformation unter investoren.vonovia.de/datenschutz einsehen oder unter dem nachfolgend angegebenen Kontakt telefonisch oder per E-Mail anfordern.

1.2. Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten i. S. von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist Vonovia SE. Die Kontaktdaten sind:

• Universitätsstraße 133, 44803 Bochum
• Tel.: +49 234 314-1609
• Fax: +49 234 314 -2995
• E-Mail: investorrelations@vonovia.de

1.3. Datenschutzbeauftragter Vonovia

Bitte richten Sie Ihre Fragen rund um den Datenschutz an

Dr. Stefan Drewes
c/o Vonovia SE
Universitätsstraße 133
44803 Bochum
E-Mail: datenschutz@vonovia.de

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei Nutzung dieser E-Mail-Adresse die Inhalte nicht ausschließlich von unserem Datenschutzbeauftragten zur Kenntnis genommen werden. Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen möchten, bitten wir Sie daher zunächst über diese E-Mail-Adresse um direkte Kontaktaufnahme ohne eine nähere Beschreibung des Sachverhaltes.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem BDSG auf Basis für die nachstehend angegebenen Zwecke auf folgenden Rechtsgrundlagen:

2.1. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO)

Wir unterliegen als börsennotiertes Unternehmen gesetzlichen Verpflichtungen, d.h. gesetzlichen Anforderungen (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze, Aktiengesetz) sowie börsenaufsichtsrechtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören Identitätsprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, jeweils auf der Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Vorschriften.

Die Aktien der Vonovia SE sind Namensaktien, bei denen die Gesellschaft nach § 67 Abs. 1 AktG verpflichtet ist, Name, Geburtsdatum, Postanschrift und elektronische Adresse des Aktionärs, die Stückzahl oder die Aktiennummer und bei Nennbetragsaktien des Betrages in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen. Der Aktionär ist gesetzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben zu machen. Wir verarbeiten diese Daten gem. § 67e AktG für die Zwecke der Identifikation, der Kommunikation mit den Aktionären, den Gesellschaften und den Intermediären, der Ausübung der Rechte der Aktionäre, der Führung des Aktienregisters und für die Zusammenarbeit mit den Aktionären.

Die für die Führung des Aktienregisters erhobenen Daten können unter Umständen auch zur Erfüllung aufsichtsrechtlicher Vorgaben oder aktien-, handels- oder steuerrechtlicher Pflichten (z. B. Nachhaltung von Stimmverboten, Verwaltung von Vollmachten) herangezogenen werden, wie z.B. beim Nachweis der Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters nach § 134 Absatz 3 Satz 5 AktG. Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verwendung der Daten ist Artikel 6 Abs.1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen Vorschriften des Aktienrechts.

2.2. Erfüllung von Verträgen und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage des Betroffenen (z. B. für vertragsbezogene Kommunikation per E-Mail). Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich nach dem konkreten Gegenstand der vertraglichen und gesellschaftsrechtlichen Beziehung oder z. B. der Anfrage eines Interessenten und können unter anderem Bedarfsanalysen und Beratungen umfassen. Die Eintragungen des Aktienregisters werden für die Aufgaben der Gesellschaft gem. § 67 Abs. 6 Satz 3 AktG verwendet, z. B. Führung des Aktienregisters, Einladung und Durchführung der Hauptversammlungen, Führung, Auslegung und Aufbewahrung des Teilnehmerverzeichnisses, Verwaltung der Rednerlisten, Veröffentlichung von Gegenanträgen, Erfassung und Auswertung von Stimmabgaben oder Information über Unternehmensereignisse i. S. v. § 67a Abs. 6 AktG – ggfs. über Intermediäre gem. § 67b und § 67 f AktG. Unter dieser Rechtsgrundlage werden ferner Ihre Daten zur Erfüllung gesellschaftsvertraglicher oder satzungsmäßiger Verpflichtungen sowie im Zusammenhang mit Ihrer Stellung als Aktionär verarbeitet, insbesondere für die Ausübung und Gewährleistung Ihrer Aktionärsrechte (z. B. Stimmrechte, Auskunftsrechte, Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, Dividendenrechte, Bezugsrechte oder ggfs. Rechte zur Beteiligung am Liquidationserlös).

2.3. Zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Absatz 1 lit. f)  DSGVO)

Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten erforderlich ist. Dies ist z.B. der Fall, wenn bei Kapitalerhöhungen einzelne Aktionäre aufgrund ihrer Staatsangehörigkeit oder ihres Wohnsitzes von der Information über Bezugsangebote ausgenommen werden müssen, um Wertpapiervorschriften der betreffenden Länder einzuhalten, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Kontaktpersonen der Investoren oder von Gästen der Hauptversammlung.

Weitere Beispiele sind:

• Bereitstellung von Diensten und/oder Informationen (z. B. Geschäftsberichte), die für Sie bestimmt sind;
• Erstellung von Statistiken, z. B. für die Darstellung der Aktionärsentwicklung und -struktur, Anzahl der Aktientransaktionen;
• Beantwortung von Anfragen außerhalb der vertraglichen Kommunikation per E-Mail oder Kontaktformular;
• Betrieb und Verwaltung unserer Webseiten;
• Planung und Organisation unserer Hauptversammlungen;
• Gewährleistung der Netzwerk- und Datensicherheit im Rahmen der zulässigen Erforderlichkeit;
• Direktwerbung oder Marktforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben;
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung im Rahmen von rechtlichen Streitigkeiten;
• Verhinderung und Aufklärung von Straftaten; Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts z. B. bei realen und virtuellen Versammlungen.

2.4. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu bestimmten Zwecken (z. B. Erstellung und Nutzung von Aufnahmen oder Interviews im Rahmen von Veranstaltungen, für die Kontaktaufnahme per Telefon, E-Mail oder Messenger-Dienst zum Zweck der Werbung oder Marktforschung) erteilt haben, beruht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten im Rahmen unserer Beziehungen zu Aktionären, Investoren oder Interessenten die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Persönliche Identifikations- und Kontaktdaten (z.B. Name, Titel, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• bei Aktionären in der Rechtsform einer juristischen Person: persönliche Identifikations- und Kontaktdaten zu Kontaktpersonen (Organe, Mitarbeiter, Vertreter)
• weitere Angaben des Aktienregisters: Stückzahl, Aktiennummer und Nennbetrag
• Finanzidentifikationsdaten (z.B. IBAN, BIC)
• Bilddaten und Aufzeichnungen (Filme, Fotografien, Videoaufzeichnungen, digitale Fotos; Interviews)
• Profile zu Kapitalgesellschaften (Firmenauskünfte; Anlageverhalten)
• Kommunikationsdaten (Schriftwechsel; Benachrichtigungen)

4. Quellen der Daten

Soweit wir die personenbezogenen Daten nicht direkt von Ihnen erhalten, z. B. bei der Anmeldung zur Hauptversammlung, der Stimmabgabe, der Erteilung von Vollmachten oder Weisungen (uns gegenüber) werden Ihre Daten von den bei Erwerb und Verwahrung tätigen Kreditinstituten (depotführende Bank als „Intermediär“ gem. § 67 Abs. 4 AktG) erhoben und über die Clearstream Banking AG, Eschborn, die als Verwahrstelle für die Aktien der Vonovia SE agiert, an uns weitergeleitet. Zum Zwecke der Führung des Aktienregisters werden weitere Daten, wie z.B. Nationalität und Geschlecht von dem Kreditinstitut erfasst und über die Clearstream Banking AG an uns weitergeleitet. Ggfs. erheben wir auch Daten über Kapitalgesellschaften aus öffentlich zugänglichen Quellen (Verzeichnisse und Datenbanken), wie z. B. FactSet Research Systems Inc. Oder NASDAQ IR Insight (NASDAQ Inc.), Firmen-, Handels- und Vereinsregistern, Schuldnerverzeichnisse, Grundbücher, Presseveröffentlichungen oder Internetauftritten und Eigenveröffentlichungen der betreffenden Aktionäre oder Investoren.

5. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb der Vonovia-Gruppe erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen (i.S.d. § 278 BGB) können zu diesen Zwecken Daten erhalten.

Wir setzen bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch externe Dienstleister ein, die wir zur Vertraulichkeit verpflichtet haben (z. B. Druck und Versand von Aktionärsmitteilungen, Einladungen, Anmeldung, technische Abwicklung, rechtliche Beratung für Durchführung von ggfs. virtuellen Hauptversammlungen, Registrierung von Bevollmächtigungen, Ausübung von Aktionärsrechten). Die zur Führung des Aktienregisters von den Kreditinstituten an uns weitergeleiteten Daten der Aktionäre geben wir an den mit der Führung des Aktienregisters der Vonovia SE beauftragten Dienstleister über die Clearstream Banking AG Eschborn weiter.

Mit diesen Dienstleistern sind, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Eine weitere Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten kann an Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten erfolgen, z.B. bei Überschreiten bestimmter Stimmrechtsschwellen. Weiter können andere Aktionäre auf der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis verlangen, das nach § 129 AktG zu erstellen und zugänglich zu machen ist.

Ferner übermitteln wir personenbezogene Daten von Aktionären unter bestimmten Voraussetzungen zur Rechtsverteidigung oder Rechtsverfolgung an externe Berater oder Funktionsträger wie z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Sonderprüfer, besondere Vertreter (§ 147 AktG), Gerichte oder Schiedsgerichte.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Daten an externe Empfänger, z. B. öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Sozialversicherungsträger, Strafverfolgungsbehörden, Gerichte) oder sonstige Empfänger (z. B. Postdienste, Kreditinstitute, Berufsgeheimnisträger) weitergegeben werden.

6. Übermittlung in Drittstaaten

Datenübermittlungen von personenbezogenen Daten an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (Drittstaaten) sind seitens der Vonovia-Gruppe grundsätzlich nicht vorgesehen.

7. Aufbewahrung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, wie es für die Erreichung der angeführten Zwecke (Ziffer 2.) erforderlich ist, insbesondere für die Dauer Ihrer Rechtsstellung als Aktionär (und Eintragung im Aktienregister). Ab Kenntnis davon, dass Sie nicht mehr Aktionär sind, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für 12 Monate vorbehaltlich anderweitiger gesetzlicher Regelungen (z. B. Aufbewahrungspflichten).

Sofern weitere Zwecke der Datenverarbeitung nicht bestehen, speichern wir Ihre Daten unabhängig von der Löschfrist (12 Monate) gem. § 67e Abs. 2 AktG zur Rechtsverteidigung oder zur Geltendmachung von Ansprüchen auch für die Laufzeit der gesetzlichen Verjährungsfristen (in der Regel drei Jahre). Laufende Rechtsfälle hemmen den Eintritt der Verjährung und verlängern entsprechend die Aufbewahrungsfristen.

Darüber hinaus speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB), der Abgabenordnung (§ 147 AO) und dem Geldwäschegesetz (§ 8 GwG). Die Aufbewahrungspflichten betragen hiernach von drei bis zu zehn Jahren. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflichten erfolgt automatisch eine Löschung der personenbezogenen Daten.

8. Ihre Rechte

Richten Sie bitte hierzu Ihre Anfrage

• per E-Mail: datenschutz@vonovia.de
• schriftlich:

Vonovia SE
DSGVO
Postfach 10 04 01
57004 Siegen

• oder an die unter 1.2 genannten Kontaktinformationen der Aktionäre.

Sie können jederzeit von uns nach Maßgabe der DSGVO verlangen, dass wir

• Ihnen Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, erteilen (Art. 15 DSGVO),
• personenbezogene Daten, die Sie betreffen und unrichtig sind, berichtigen (Art. 16 DSGVO);
• Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten löschen (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung von ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten – „Sperren“ (Art. 18 DSGVO) und / oder Herausgabe (Art. 20 DSGVO);
• Kopien von Ihre Person betreffenden und an die Vonovia SE bereitgestellten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 Abs. 3 oder Art. 20 DSGVO)

Sie können jederzeit erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung personenbezogener Daten uns gegenüber widerrufen. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft, die Rechtmäßigkeit von Verarbeitungen in der Vergangenheit und die Verarbeitung auf anderen Rechtsgrundlagen bleibt vom Widerruf unberührt.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Wir werden Ihre Daten dann für diese(n) Zweck(e) nicht mehr verarbeiten, sofern nicht unsere schutzwürdigen Interessen überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Unbeschadet dessen, können Sie bei Direktwerbung (etwa Post Newsletter) jederzeit ohne Angabe von Gründen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen.

Sofern Sie uns gegenüber Ihre Rechte geltend machen, verarbeiten wir Ihre in diesem Zusammenhang erhobenen personenbezogenen Daten zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO. Wir speichern die im Zusammenhang mit Anfragen geführte Korrespondenz zur Erfüllung unserer gesetzlichen Nachweispflichten für drei Jahre.

Unbeschadet Ihrer Rechte nach diesem Abschnitt, können Sie bei einer Aufsichtsbehörde für Datenschutz Beschwerde einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch uns gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO).

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für Datenschutz ist

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Vonovia [Datum]

Anhang: Definitionen

Dieser Datenschutzinformation liegen folgende Begriffe zugrunde, die wir zum leichteren Verständnis definiert haben und Ihnen als Erläuterung zur Verfügung stellen:

1. Das BDSG ist das Bundesdatenschutzgesetz (Datenschutz-Anpassungs- und -Umsetzungsgesetz EU – DSAnpUG-EU) zur Anpassung an die EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) und zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/680). Es ist gleichzeitig mit der DSGVO in Kraft getreten und konkretisiert die Vorschriften der DSGVO in Teilbereichen (z.B. die Datenverarbeitung von Aktionären durch den Arbeitgeber).

2. Die DSGVO ist die EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG).

3. Empfänger ist eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, der personenbezogene Daten offengelegt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht. Behörden, die im Rahmen eines bestimmten Untersuchungsauftrags nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten möglicherweise personenbezogene Daten erhalten, gelten jedoch nicht als Empfänger; die Verarbeitung dieser Daten durch die genannten Behörden erfolgt im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorschriften gemäß den Zwecken der Verarbeitung. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können z.B. die Post oder Versanddienstleister sein, wenn wir Ihnen Dokumente zuschicken.

4. Aktionäre sind die Aktionäre der Vonovia SE.

5. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, d.h. den Betroffenen, beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann. Personenbezogene Daten können etwa Name, Kontaktdaten, Steuernummer oder Finanzidentifikationsdaten (z. B: IBAN) sein.

6. Verantwortlicher ist die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so kann der Verantwortliche beziehungsweise können die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden. Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenverarbeitungen ist die Vonovia SE Verantwortlicher (Ziffer 1.2.).

7. Verarbeitung ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.