Datenschutz

Informationen für Aktionäre der Vonovia SE und für Vertreter der Aktionäre

zum Datenschutz und zum Widerspruchsrecht nach § 67 AktG

1. Allgemeine Informationen

a) Einleitung

Vonovia SE misst dem Schutz Ihrer Daten und Ihrer Privatsphäre großen Wert bei. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen als unserem Aktionär bzw. eines gesetzlichen oder bevollmächtigten Vertreters allgemein und im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen verarbeiten und welche Rechte Ihnen gemäß der Verordnung EU 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer Daten zustehen.

Wir führen die Hauptversammlung im Jahr 2020 als präsenzlose Versammlung unter Verwendung von Fernkommunikationsmitteln (virtuelle Hauptversammlung) mit der Möglichkeit zur Teilnahme im Wege der elektronischen Zuschaltung durch. Die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können daher nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können die gesamte Hauptversammlung aber per Bild- und Tonübertragung über das Vonovia InvestorPortal verfolgen, über das auch die elektronische Zuschaltung erfolgt. Es ist abrufbar unter https://investoren.vonovia.de/hv.

b) Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Vonovia SE
Universitätsstraße 133
44803 Bochum
Telefax: +49 (0) 234 314 2944
Email: hauptversammlung@vonovia.de

 

c) Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Dr. Stefan Drewes
c/o Vonovia SE
Postfach 44784
Bochum
Email: datenschutz@vonovia.de

 

2. Kategorien verarbeiteter Daten

a) Wenn (i) Sie Aktien der Vonovia SE erwerben, z.B. im Rahmen eines Aktienkaufs oder durch eine Kapitalerhöhung, (ii) Sie als Aktionär oder Aktionärsvertreter an einer Hauptversammlung teilnehmen oder (iii) wir mit Ihnen Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts die folgenden Daten von Ihnen:

  • Vor- und Nachname, Titel
  • Geburtsdatum (nur von Aktionären),
  • Staatsangehörigkeit (nur von Aktionären),
  • Adresse,
  • E-Mail-Adresse,
  • Aktiengattung,
  • Besitzart der Aktie,
  • Aktienanzahl, sowie
  • Nummer der Eintrittskarte bzw. Anmeldebestätigung.

b) Wenn Sie unser Vonovia InvestorPortal nutzen, über das auch die virtuelle Hauptversammlung durchgeführt wird, verarbeiten wir zusätzlich die für den Betrieb des Vonovia InvestorPortals notwendigen Zugriffsdaten. Sie finden Informationen zum Datenschutz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten von Aktionären und deren Bevollmächtigten zur Nutzung des Vonovia InvestorPortal im Allgemeinen und im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen in einer separaten Datenschutzerklärung, die unter https://investor.computershare.de/vonovia?plang=de abrufbar ist.

c) Sofern Sie mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir zusätzlich diejenigen personenbezogenen Daten, die für die Beantwortung des jeweiligen Anliegens erforderlich sind, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer.

d) Daneben verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen, Verlangen, Widersprüchen und sonstigen Redebeiträgen von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten in der Hauptversammlung sowie zu Ihrem Abstimmverhalten.

e) Sofern wir eine nicht-virtuelle Hauptversammlung live in Ton und Bild im Internet übertragen und Sie Wortbeiträge in der nicht-virtuellen Hauptversammlung leisten oder sonst in den Aufnahmebereich treten, werden von dieser Live-Übertragung auch Ihr Erscheinen und Ihr Wortbeitrag erfasst.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung


Die Verarbeitung der oben genannten Daten dient den im folgenden dargestellten Zwecken.

a) Führung des Aktienregisters und Erfüllung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Pflichten

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 a) beschriebenen Daten, um unserer gesetzlichen Pflicht zur Führung des Aktienregisters nachzukommen. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten gegebenenfalls zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie bspw. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, wertpapier-, steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung unserer aktienrechtlichen Verpflichtungen nach § 67 AktG erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) der DSGVO.

b) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 a) und b) beschriebenen Daten, um die Teilnahme der Aktionäre bzw. ihrer Bevollmächtigten an der Hauptversammlung abzuwickeln (z.B. durch Prüfung der Teilnahmeberechtigung, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses) und die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich Erteilung und Widerruf von Vollmachten und Weisungen über das InvestorPortal unter der Internetseite der Gesellschaft unter https://investoren.vonovia.de/hv) zu ermöglichen, sowie um die Einhaltung von Stimmverboten und die ordnungsgemäße Beschlussfassung und Wertung von Stimmen in der Hauptversammlung zu gewährleisten.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung erforderlich. Wenn Sie uns die erforderlichen personenbezogenen Daten nicht mitteilen, können wir Ihnen möglicherweise keine Teilnahme an der Hauptversammlung ermöglichen.

Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit unseren aktienrechtlichen Verpflichtungen nach Art. 53 SE-VO in Verbindung mit §§ 118 ff. AktG und gegebenenfalls in Verbindung mit § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 - 4 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, soweit die Hauptversammlung virtuell durchgeführt wird.

Soweit wir die unter Ziffer 2 e) beschriebenen Redebeiträge während der nicht-virtuellen Hauptversammlung stenographieren, ohne gesetzlich dazu verpflichtet zu sein, erfolgt dies ebenfalls, um die ordnungsgemäße Durchführung der Hauptversammlung zu gewährleisten und Ihre Fragen und Anträge bearbeiten zu können. Eine Veröffentlichung der stenographischen Protokolle erfolgt nicht. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO und unser berechtigtes Interesse besteht darin, die Hauptversammlung ordnungsgemäß durchzuführen und die Beteiligungsrechte unserer Aktionäre bestmöglich umzusetzen.

c) Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet

Die Hauptversammlung kann in gesamter Länge live in Bild und Ton öffentlich zugänglich im Internet übertragen werden. Gegebenenfalls wird eine Aufzeichnung der virtuellen oder nicht-virtuellen Versammlung bis zum Ende der Rede des Vorstands erstellt, die nach Ende der Hauptversammlung auf Abruf öffentlich im Internet zugänglich sein wird. Darüber hinaus werden weder Bild- noch Tonaufzeichnungen erstellt. Sofern Sie bei den Aufnahmetätigkeiten bei einer nicht-virtuellen Hauptversammlung in den Aufnahmebereich treten oder einen Wortbeitrag leisten, werden von dieser Live-Übertragung bzw. der Aufzeichnung Ihr Erscheinen und Ihr Wortbeitrag erfasst. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, interessierten Aktionären und der Öffentlichkeit gemäß der ausdrücklichen Erlaubnis im Aktiengesetz und unserer Satzung eine Verfolgung der Hauptversammlung über das Internet zu ermöglichen.

d) Investor Relations

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 a) beschriebenen Daten von Aktionären, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen, damit wir Ihnen Informationen über unser Unternehmen zukommen lassen können, die nach unserer Ansicht für Investoren von besonderem Interesse sind.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt daraus, dass wir unser Unternehmen unseren Aktionären gegenüber angemessen darstellen und Informationen über geschäftsrelevante Vorfälle zur Kenntnis bringen möchten, um unsere Unternehmensreputation zu stärken.

e) Betrieb des InvestorPortals

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 a), b) und d) beschriebenen Daten von Aktionären, um Ihnen ganzjährig das Vonovia InvestorPortal anbieten zu können. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihre Aktionärsdaten und Daten zu Ihrem Aktienbestand einzusehen, etwaige Änderungen Ihrer E-Mail-Adresse mitzuteilen und sich bei anstehenden Hauptversammlungen hierfür anzumelden bzw. bevollmächtigte Vertreter zu benennen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt daraus, dass wir Ihnen eine kostenfreie Serviceleistung zur Einsichtnahme und Verwaltung Ihrer Aktionärs- und Bestandsdaten und zur komfortablen Anmeldung zu unseren Hauptversammlungen zur Verfügung stellen möchten.

Sie haben die Möglichkeit, Ihr Konto des Vonovia InvestorPortals jeweils nach Abschluss der Hauptversammlungen zu löschen und nicht weiter zu nutzen. Über die Daten, die wir verarbeiten, wenn Sie das InvestorPortal nutzen, informieren wir Sie separat in unserer Datenschutzerklärung für das InvestorPortal.

f) Bezugsangebote bei Kapitalerhöhungen

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 a) beschriebenen Daten von Aktionären, um Ihnen Bezugsangebote unterbreiten zu können. Durch ein Bezugsangebot erhalten Sie die Möglichkeit, neue Aktien zu erwerben. Dieses wird Ihnen in der Regel durch Ihre Depotbank zugestellt und gleichzeitig öffentlich im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Wir müssen jedoch Staatsbürger bestimmter Staaten aufgrund lokaler gesetzlicher Vorgaben des dortigen Wertpapierrechts von diesen Bezugsangeboten ausnehmen. Deshalb müssen wir auch die Information über Ihre Staatsangehörigkeit verarbeiten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt daraus, dass wir uns an die gesetzlichen Vorschriften der jeweiligen Staaten halten müssen.

g) Statistische Zwecke

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 a) und d) beschriebenen Daten, um Statistiken über unsere Aktionäre sowie über die Aktionärsentwicklung anzufertigen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Statistiken zu erstellen, damit wir erkennen können, wie sich die Aktionärsstruktur unseres Unternehmens zusammensetzt. Außerdem minimieren wir Risiken für Betroffene, indem wir im Zuge der statistischen Aufbereitung die personenbezogenen Daten anonymisieren, damit Rückschlüsse auf einzelne Personen unmöglich gemacht werden.

h) Bearbeitung Ihrer Anfragen

Wir verarbeiten die unter Ziffer 2 c) genannten Daten, um Ihr Anliegen bearbeiten und Ihre Anfragen beantworten zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

i) Sonstige Zwecke

Soweit gesetzlich erforderlich, werden wir Sie im Vorfeld informieren, wenn wir Ihre personenbezogenen Daten für andere als die hier angegebenen Zwecke verarbeiten werden.

4. Empfänger und Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Zur Verarbeitung personenbezogener Daten bedienen wir uns unterschiedlicher Dienstleister.

Da wir Namensaktien ausgeben, sind wir gesetzlich zur Führung eines Aktienregisters verpflichtet. Hiermit haben wir die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München beauftragt.

Das Vonovia InvestorPortal wird durch unseren Dienstleister Computershare ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung betrieben.

Im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen beauftragen wir außerdem weitere Dienstleister, die hierbei personenbezogene Daten von Betroffenen erhalten (z.B. für den Betrieb des Vonovia InvestorPortals, Druckereien für den Versand der Hauptversammlungsunterlagen, Sicherheitsdienste für Einlasskontrollen).

Computershare und die weiteren Dienstleister erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Vonovia SE. Alle unsere Mitarbeiter und alle Mitarbeiter von externen Dienstleistern, die Zugriff auf personenbezogene Daten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Nehmen Sie an der Hauptversammlung teil, sind wir nach § 129 Abs. 1 Satz 2 AktG verpflichtet, Sie unter Angabe des Namens, des Wohnorts, der Aktienanzahl und der Besitzart in das Teilnehmerverzeichnis einzutragen. Diese Daten können von anderen Hauptversammlungsteilnehmern während der Versammlung und von Aktionären bis zu zwei Jahre danach eingesehen werden (§ 129 Abs. 4 AktG).

Ihre Daten werden grundsätzlich in Ländern verarbeitet, die der Europäischen Union angehören. Soweit Personen aus Staaten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums Anteile an unserem Unternehmen halten, werden wir auch diesen Aktionären Informationen zukommen lassen (z.B. Einladungen zu Hauptversammlungen). Sollten in diesen Mitteilungen auch personenbezogene Daten enthalten sein (z.B. Anträge zu Hauptversammlungen unter Nennung des Namens des Antragstellers), werden diese Daten damit auch in Drittstaaten übermittelt. In Drittstaaten finden die Regelungen der DSGVO keine unmittelbare Anwendung. Soweit kein Angemessenheitsbeschluss der Kommission vorliegt, kann in diesen Staaten ein geringeres Schutzniveau für Ihre personenbezogenen Daten bestehen. Eine Übermittlung ist dennoch erforderlich, um alle Aktionäre gleichermaßen zu informieren, da wir Aktionäre aus Drittstaaten nicht von unserer Informationspflicht ausnehmen dürfen. Mit der Übermittlung erfüllen wir daher unsere vertraglichen Verpflichtungen. Rechtsgrundlage für die Übermittlung ist Art. 49 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

5. Datenquellen

Ihre personenbezogenen Daten werden im Falle des Aktienerwerbs nicht von uns selbst erhoben, sondern durch die in die Wertpapiertransaktion eingeschalteten Depotbanken. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, Mergenthalerallee 61, 65760 Eschborn, die als Zentralverwalter die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften sowie die Verwahrung von Aktien für Kreditinstitute wahrnimmt.

Soweit Sie in Kontakt mit uns treten, erhalten wir die personenbezogenen Daten direkt von Ihnen.

Wenn Sie als Bevollmächtigter eines Aktionärs auftreten, erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten von dem Aktionär, der Ihnen die Vollmacht erteilt hat, und direkt von Ihnen, sofern Ihr Verhalten in der Hauptversammlung betroffen ist.

6. Speicherdauer

Grundsätzlich anonymisieren oder löschen wir personenbezogene Daten, sofern sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungsvorschriften (z.B. nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) nicht entgegenstehen.

Soweit gesetzlich geboten oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung personenbezogener Daten hat, etwa im Falle gerichtlicher oder außergerichtlicher Streitigkeiten anlässlich der Hauptversammlung oder um das Antrags- und Abstimmungsverhalten nachvollziehen zu können, ist eine längere Speicherung der Daten möglich. In diesen Fällen speichern wir aber nicht zwangsläufig Daten aller der unter Ziffer 2 aufgezählten Datenkategorien, sondern nur solche Daten, die für die Erreichung der jeweiligen Zwecke – beispielsweise zum Nachweis des Abstimmungsverhaltens – zwingend erforderlich sind.

Nachdem die Daten auch für diese Zwecke nicht mehr benötigt werden, werden sie anonymisiert oder gelöscht.

7. Betroffenenrechte

Als Betroffene können Sie sich an unseren in Ziffer 1. c) benannten Datenschutzbeauftragten wenden, um Ihre gesetzlichen Rechte gemäß der DSGVO auszuüben. Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Ihnen folgende Rechte zustehen:

  • das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Auskunftsrecht, Art. 15 DSGVO),
  • das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen (Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO),
  • das Recht, die unverzügliche Löschung personenbezogener Daten zu verlangen (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO),
  • das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO),
  • das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie einem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und zudem diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit Art. 20 DSGVO).

 

Soweit wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen der Gesellschaft oder eines Dritten verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen (Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO). Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder sofern die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.


Unabhängig davon steht jedem Aktionär und Bevollmächtigten gem. Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

8. Widerspruchsrecht nach § 67 AktG

Nach § 67 Abs. 6 AktG steht Ihnen als Aktionär außerdem das Recht zu, der Nutzung Ihrer Daten zu Werbezwecken zu widersprechen.

Vonovia SE
Der Vorstand